Portaria MEC 613, de 18/08/2022 – Dispõe sobre os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior – IES
EMENTA: Regulamenta o art. 4º da Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022.
O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, em observância ao disposto na Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, e na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, em conformidade com o Decreto nº 10.195, de 30 de dezembro de 2019, e o Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, e tendo em vista a Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, resolve:
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior – IES.
Art. 2º A digitalização de documentos deve seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I ao Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Art. 3º O documento digitalizado deve conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II ao Decreto nº 10.278, de 2020.
Parágrafo único. Os documentos digitalizados que fazem parte do processo de emissão e registro de diplomas devem conter metadados específicos, a serem detalhados em nota técnica.
Art. 4º O documento digitalizado deverá ser assinado digitalmente, com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados e a fim de se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno.
Art. 5º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.
Parágrafo único. Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade, perante terceiros, pela conformidade do processo de digitalização.
Art. 6º Após o processo de digitalização, a ser realizado nos termos desta Portaria, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aqueles que apresentem temporalidade permanente ou contexto histórico.
Art. 7º O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra a alteração, a destruição e, quando cabível, o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
§1º As IES pertencentes ao sistema federal de ensino superior deverão possuir Repositório de Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, de acordo com as normas vigentes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.
§2º Os RDC-Arqs das IES deverão possuir cópia de segurança externa à instituição para fins de recuperação de desastres.
§3º A contratação de serviço externo de RDC-Arq deverá observar cláusula que garante ao MEC acesso ao acervo, em caso de descredenciamento, e prever a manutenção do acervo durante pelo menos doze meses, em caso de desaparecimento da IES.
Art. 8º Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, de que trata a Portaria Conarq nº 92, de 23 de setembro de 2011.
Art. 9º As IES pertencentes ao sistema federal de ensino superior observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.
Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
VICTOR GODOY VEIGA